Groupware o Software Colaborativo hace referencia a programas informáticos que integran el trabajo con muchos usuarios de forma concurrente. Éstos usuarios se encuentran en diferentes puestos de trabajo conectados a través de internet o una intranet.
Desde el punto de vista de una Organización, la mayoría de tareas o proyectos que se realizan intervienen diferentes usuarios que dependen unos de otros o que necesitan comunicarse entre ellos. Por lo tanto, elegir una herramienta de éstas características es de vital importancia. De hecho, muchas herramientas de uso ya cotidiano son de éste tipo. Es el caso del Correo Electrónico, ¿alguien conoce alguna Empresa u Organzación que no lo utilice?. Bien, ésta herramienta nos permite comunicarnos (de forma asíncrona) con otros usuarios e incluso enviar todo tipo de documentos. Su gran sencillez de uso y flexibilidad, en muchos casos, llega hasta el punto que su uso supera el propósito inicial para el que fué concebido.
Pero las tareas colaborativas no son sólo de tipo comunicativo, sino también de gestión, donde la colaboración se amplía a establecer relaciones, calendarios, flujos de trabajo y mucho más. Centrándonos en la productividad y la gestión de tareas encontramos diversas herramientas para éste fin, que no son colaborativas, pero se usan para organizar el trabajo personal, y se pasa a usar herramientas de comunicación (Correo Electrónico) para interrelacionar nuestras tareas con las de los demás.
Kunguru unifica éstos dos tipos de herramientas grupales (comunicación y gestión) para coordinar, delegar y comunicar nuestras tareas, difundir mensajes grupales, compartir documentos, etc. Todo en un entorno colaborativo dentro de nuestra organización, consiguiendo, y retomando un post anterior, Unificar Nuestros Objetivos.
Siempre me he preguntado por qué tenía que pagar licencias por “software” del que sólo uso una pequeña parte, y que están llenos de funciones, botones y menús que nunca utilizaré. Si tuviera que pagar la parte proporcional al uso que hago realmente, me hubiera ahorrado mucho dinero. Hasta que descubrí SaaS, del inglés Software as a Service o adaptado al castellano Pago por Uso.
Éste modelo de distribución permite no sólo pagar por lo que necesitas de una aplicación, sino que te permite realizar mucha menos inversión inicial (ya que es un servicio de pago mensual), lo que implica menos riesgo y nada de inversión en hardware adicional.
Y ahora vienen los beneficios o ventajas colaterales.
- Las mejoras, actualizaciones o nuevas funcionalidades son transparentes e inmediatas.
- Me olvido de dedicar esfuerzos al mantenimiento del “hardware” o invertir dinero en máquinas más potentes para las nuevas versiones del “software”.
- Seguridad. Tengo los datos en un servidor fuera de mi oficina y no tengo que responsabilizarme de las copias de seguridad.
- Movilidad. Puedo acceder a mi aplicación y datos desde cualquier lugar y a cualquier hora.
Y si hablamos de productividad, ahora no tengo que instalar parches y si reinstalo el sitema operativo de mi ordenador no tengo que volver a instalar la aplicación, tengo acceso inmediato tal y como estaba. Al no tener funcionalidades que no uso, dedico mucho menos tiempo al aprendizaje.
Bajo éste modelo está concebido y de éstas características se beneficia Kunguru.
Una de las consecuencias de las crisis económicas es que en la lucha por sobrevivir las organizaciones pierden el foco de lo verdaderamente importante, innovar. La reducción de ingresos obliga a reducir costes, refinanciar, reducir inventarios, reducir personal. En esta espiral de reducciones se suelen afectar unidades críticas, y personas claves que al final repercuten en la capacidad de sobrevivir de las empresas.
El malestar, el miedo a quedar sin empleo o a perder el negocio reduce la capacidad de pensar con claridad en las oportunidades y alternativas de sobrevivivencia.
Es precisamente en estos momentos en los que pensar mejor puede significar la diferencia entre sobrevivir o no.
¿Y como se piensa mejor?
Toda empresa, u organización, posee dos tipos de conocimientos, los conocimientos explícitos, codificados en manuales, especificaciones técnicas, procedimientos escritos, etc. Y los conocimientos implícitos o tácitos que son la forma de hacer las cosas derivadas del uso y costumbre y que se transmiten por lo general por vía oral, no se documentan en ningún sitio y suelen perderse junto con el “experto” en la materia. En las PYMES donde la norma es contar con recursos limitados y poco tiempo para documentar, es frecuente que el conocimiento tácito sea proporcionalmente mayor que el explícito o documentado. Justo lo contrario que en las grandes empresas.
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Bien, luego de poner en práctica la técnica de productividad de moda GTD por sus siglas en inglés Getting Things Done o Buscar hacer las cosas, me doy cuenta que aunque logro hacer las cosas con más eficiencia, al final lo que obtengo es más tiempos muertos.
Fácil, resulta que la culminación del 50% de mis tareas depende de otras personas, la mayoría de las cuales usa también las técnicas GTD solo que su lista de prioridades es distinta a la mía. Luego, estamos en la paradoja que tratando de ser más eficientes usando GTD solo logramos aumentar nuestro tiempo en espera.
Creo, que hay que cambiar el enfoque, centrarnos en GAL (Get a live) es decir, Buscar vivir.
Solo si todos en la organización logramos unificar nuestros objetivos y priorizar que debe hacerse cuando, podremos todos vivir mejor.
Una cosa que me gusta de Kunguru es que nos permite a todos en la empresa tener nuestra propia lista de tareas, pero además, incorporar a esa misma lista, las necesidades que tienen el resto de los compañeros de actividades que debemos realizar nosotros. No solo eso, además, permite que todos pongamos órden de prioridad y fecha máxima de culminación. Luego, logramos de una manera sencilla unificar los objetivos y jerarquizar el orden necesario para la ejecución de las tareas.
Sin mucho esfuerzo, logramos una cultura común, objetivos comunes y la coordinación necesaria de nuestras actividades con un mínimo esfuerzo.
