Desde el punto de vista de una Organización,  la mayoría de tareas o proyectos que se realizan intervienen diferentes usuarios que dependen unos de otros o que necesitan comunicarse entre ellos. Por lo tanto, elegir una herramienta de éstas características es de vital importancia. De hecho, muchas herramientas de uso ya cotidiano son de éste tipo. Es el caso del Correo Electrónico,  ¿alguien conoce alguna Empresa u Organzación que no lo utilice?. Bien, ésta herramienta nos permite comunicarnos (de forma asíncrona) con otros usuarios e incluso enviar todo tipo de documentos. Su gran sencillez de uso y flexibilidad, en muchos casos,  llega hasta el punto que su uso supera el propósito inicial para el que fué concebido.

Pero las tareas colaborativas no son sólo de tipo comunicativo, sino también de gestión, donde la colaboración se amplía a establecer relaciones, calendarios, flujos de trabajo y mucho más. Centrándonos en la productividad y la gestión de tareas encontramos diversas herramientas para éste fin, que no son colaborativas, pero se usan para organizar el trabajo personal, y se pasa a usar herramientas de comunicación (Correo Electrónico) para interrelacionar nuestras tareas con las de los demás.

Kunguru unifica éstos dos tipos de herramientas grupales (comunicación y gestión) para coordinar, delegar y comunicar nuestras tareas, difundir mensajes grupales, compartir documentos, etc. Todo en un entorno colaborativo dentro de nuestra organización, consiguiendo, y retomando un post anterior, Unificar Nuestros Objetivos.

Éste modelo de distribución permite no sólo pagar por lo que necesitas de una aplicación, sino que te permite realizar mucha menos inversión inicial (ya que es un servicio de pago mensual), lo que implica menos riesgo y nada de inversión en hardware adicional.

Y ahora vienen los beneficios o ventajas colaterales.

• Las mejoras, actualizaciones o nuevas funcionalidades son transparentes e inmediatas.
• Me olvido de dedicar esfuerzos al mantenimiento del “hardware” o invertir dinero en máquinas más potentes para las nuevas versiones del “software”.
• Seguridad. Tengo los datos en un servidor fuera de mi oficina y no tengo que responsabilizarme de las copias de seguridad.
• Movilidad. Puedo acceder a mi aplicación y datos desde cualquier lugar y a cualquier hora.

Y si hablamos de productividad, ahora no tengo que instalar parches y si reinstalo el sitema operativo de mi ordenador no tengo que volver a instalar la aplicación, tengo acceso inmediato tal y como estaba. Al no tener funcionalidades que no uso, dedico mucho menos tiempo al aprendizaje.

Bajo éste modelo está concebido y de éstas características se beneficia Kunguru.

El malestar, el miedo a quedar sin empleo o a perder el negocio reduce la capacidad de pensar con claridad en las oportunidades y alternativas de sobrevivivencia.
Es precisamente en estos momentos en los que pensar mejor puede significar la diferencia entre sobrevivir o no.

¿Y como se piensa mejor?

Toda empresa, u organización, posee dos tipos de conocimientos, los conocimientos explícitos, codificados en manuales, especificaciones técnicas, procedimientos escritos, etc. Y los conocimientos implícitos o tácitos que son la forma de hacer las cosas derivadas del uso y costumbre y que se transmiten por lo general por vía oral, no se documentan en ningún sitio y suelen perderse junto con el “experto” en la materia. En las PYMES donde la norma es contar con recursos limitados y poco tiempo para documentar, es frecuente que el conocimiento tácito sea proporcionalmente mayor que el explícito o documentado. Justo lo contrario que en las grandes empresas.

Este fenómeno reduce la capacidad de analizar y rediseñar procesos en las PYMES y por ende limita la capacidad de tomar correctivos que incrementen las posibilidades de sobrevivir a la crisis, e incluso. salir de ella fortalecidos. Por esta razón, documentar los procesos es una de las tareas que deben ser acometidas con más entusiasmo en momentos de crisis. Claro documentar no es tarea fácil, particularmente si no existe costumbre de hacerlo.
¿Como se documenta?
Lo primero es empezar por la oficina. Quiérase o no, la oficina es el centro nodal de las operaciones de una empresa. Suele verse como un centro de costos pero, es el lugar por donde pasa toda la información de una empresa. El problema, es que las oficinas tienden a concentrarse en contar lo que se produce, es la norma, en vez de contar lo que se pierde, el desperdicio.
Para poder contar el desperdicio la oficina debe crear una estructura de proyectos. Los proyectos pueden ser líneas de productos, clientes, departamentos, o cualquier clasificación que permita separar las diferentes áreas del negocio.
Luego es importante conocer las distintas tareas que se ejecuatn o deben ejecutarse alrededor de cada proyecto. Y establecer para cada tarea una medida, tiempo en que debe ser ejecutada, responsable de la ejecuación, cantidades de recursos implicados en la ejecución, etc.
Por ejemplo, definamos una empresa de manufactura en la que se producen carcazas de turbomix. Un proyecto sería Turbomix, e implica producir diez piezas plásticas para el ensamble del Turbomix.
Las tareas serían:
Al departamento de produción.

Producir x cantidades de la pieza 1.
Producir x cantidades de la pieza 2.
Producir x cantidades de la pieza 3.
Y así sucesivamente hasta la pieza 10.
Todas se fabrican con el misma materia prima, así es que otra tarea

Al departamento de Almacén,

Entregar a producción x kilos de la materia prima PP.

En teoría el número de carcazas a producir debiera realizarse en 72 horas con 4.000 kilos de PP. Pero resulta que a las 95 horas la producción se ha completado en un 80% y ya se han consumido los 4.000 kilos de PP.

¿Por que?

Cuando el conocimiento es tácito habrá cualquier tipo de explicaciones, todas creibles, ninguna cuantificable. Así es que será muy difícil tomar correctivos, y sobre todo medir si el correctivo fue el correcto.

¿Puede Kunguru ayudar a solucionar esta situación?

Kunguru puede ayudar a las empresas a mejorar su productividad porque permite documentar los procesosde manera casi imperceptible para la organzación. Al llevar un registro correcto de los proyectos y de las tareas que se desarrollan alrededor de estos, las personas involucradas, los tiempos en que deben ser finalizadas las tareas etc. La organización incrementa la capacidad de conocer con más detalle sus prácticas y las fallas o ventajas que existan en ellas.

Por otro lado Kungurues muy flexible, al estar diseñado como una herramienta de comunicación y documentación cada empresa puede crear su propia estructura de documentosy las vías atravez de las cuales se transmiten.

Los documentos que viajan atravéz de Kunguru pueden ser documentos en Word, PDF, Hojas de Cálculo, Presentacionesy cualquier otro documento de uso común en las oficinas.

De esta manera usted puede enviar a su departamento de producción una hoja de cálculo, excel o cualquier otra, y recibir del departamento de producción la hoja modificada.

Además Kunguru permite, al administrador del sistema, conocer de un vistazo el estado de las tareas de toda la organzación, cuales están pendientes, cuales aún no han sido concluidas y cuales estan retrasadas.

Más aún el administrador del sistema puede conocer los flujos de trabajo de la organizacióny determinar cuales de los recursos humanos están sobrecargados de trabajo y cuales están siendo subutilizados.

Organizarse para innovar es importante, Kunguru permite un mes de prueba gratis, inténtelo, probablemente decubra cosas de su empresa que ni se imaginaba.

Fácil, resulta que la culminación del 50% de mis tareas depende de otras personas, la mayoría de las cuales usa también las técnicas GTD solo que su lista de prioridades es distinta a la mía. Luego, estamos en la paradoja que tratando de ser más eficientes usando GTD solo logramos aumentar nuestro tiempo en espera.

Creo, que hay que cambiar el enfoque, centrarnos en GAL (Get a live) es decir, Buscar vivir.

Solo si todos en la organización logramos unificar nuestros objetivos y priorizar que debe hacerse cuando, podremos todos vivir mejor.

Sin mucho esfuerzo, logramos una cultura común, objetivos comunes y la coordinación necesaria de nuestras actividades con un mínimo esfuerzo.